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Revisionssicherheit

Revisonssicherheit wird heute auf das elektronische Archiv bezogen. Dabei sind die folgenden Gesichtspunkte zu beachten:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Prüfbarkeit
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Sicherung vor Verlust
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens

Diese Kriterien gelten für das elektronische Archiv selber. Im Sinne der Sicherheit des Gesamtverfahrens muss erweitert gelten:

  • Revisionssicherheit können nur diejenigen Geschäftsvorgänge in Anspruch nehmen, die lückenlos dokumentiert sind und mit ihrer vollständigen Nachvollziehbarkeit ein Rückrat der Compliance bilden.

Dabei ist zu beachten, dass alle Dokumente, die in die Organisation hineinkommen (von ihr empfangen werden, Document-Input, Input-Management) und alle Dokumente die das Unternehmen verlassen (versendet werden, Document-Output, Output-Management) dem dazugehörigen Geschäftsvorgang "angeheftet" werden. Dabei können die Dokumente mit dem Vorgang direkt in der elektronischen oder in der physischen Akte verbunden oder per eindeutigem Verweis sicher zugeordnet und zeitnah auffindbar sein. Für die Herstellung einer Revisionssicherheit im Dokumenten-Work-Flow benötigen Unternehmen eine organisations-spezifische Kommunikationslogistik. An dieser Stelle sind auch die Postprozesse des Unternehmens gefragt.


Geschichtliche Entwicklung
Schon im alten China bildete vor mehr als 2.000 Jahren die exakte und lückenlose Führung der Akten eine wesentliche Grundlage für den nachhaltigen Erfolg des chinesischen Reiches.

In Deutschland sorgte bis in die 90ziger Jahre ein Postministerium mit seinen Beamten für eine sichere Zustellung der brieflichen Dokumente und in den Unternehmen gab es eine spezielle Abteilung für Informationslogistik, die Poststelle. Über die Eingänge von Briefen und über deren Versand wurde akribisch Buch geführt; es gab jeweils ein fortlaufendes Buch für den Posteingang sowie den Postausgang. Auf Laufmappen wurde die interne Verteilung der Dokumente revisionssicher dokumentiert.

Als Personal für die Poststelle wurden in der Regel sachfremde Mitarbeiter des Unternehmens rekrutiert, die während ihrer Zeit im Unternehmen verunfallten und aufgrund erheblicher Folgeschäden nicht mehr an ihrem ursprünglichen Arbeitsplatz eingesetzt werden konnten. Diese Mitarbeiter bauten in der Kommunikationslogistik ein neues Selbstbewusstsein auf, denn dieser periphere und doch unerlässliche Geschäftsprozess erfordert besondere Zuverlässigkeit, Loyalität und Unbestechlichkeit.

Die notwendigen Detailkenntnisse über die Organisation, nämlich wer im Unternehmen welche Sachbearbeitung leistet, wer für die Stellvertretung und wer für die Vizestellvertretung zuständig ist, kann nicht vorab theoretisch gelernt werden, dafür sind die Vorgänge zu komplex. Zusätzlich muss die Informationslogistik auch wissen, wo diese Mitarbeiter jeweils aktuell sitzen, welche Durchwahl sie haben und wann sie mit welchem neuen Sachgebiet betraut wurden. Da dieses Know-how nur durch das zuverlässige praktische Tun und den täglichen Umgang mit der Sachbearbeitung aufgebaut werden kann, eignet sich die beschriebene Personengruppe besonders gut für diese Aufgabenstellung.


Mit dieser Mixtur aus Detailverbissenheit, sozialer Verantwortung und Learning-by-Doing konnten Geschäftsvorgänge lückenlos dokumentiert werden und waren auch nach vielen Jahren vollständig nachvollziehbar. Diese Revisionssicherheit bildete ein starkes Rückrat für das nachweislich einwandfreie Handeln des Unternehmens im Sinne seiner Selbstverpflichtung. Ein im Postausgangsbuch vermerkter Brief fand sich im Posteingangsbuch des Empfängers wieder. War der Brief an Personen adressiert die kein Posteingangsbuch führten, wurde er in den meisten gerichtlichen Streitfällen als zugestellt gewertet, weil der beamtete Richter über die Idee des Staatsdienertums, eine hohe Indentifikation mit der Zuverlässigkeit des Postbeamten herstellte und damit etwaige Zweifel an der eigenen Zuverlässigkeit erst gar nicht aufkommen ließ.


Veränderungen
Das Telex, der erste Medienbruch in der modernen schriftlichen Kommunikation, befand sich in den meisten Fällen noch in der Hoheit der Informationslogistiker. Das Fax, wurde als zweiter Medienbruch zunehmend dezentral der Sachbearbeitung vor Ort zur Verfügung gestellt und der dritte Medienbruch, die eMail, wurde schon dezentral implementiert und lag im Verantwortungsbereich der IT-Abteilung.

Parallel zu den Medienbrüchen nahm die Flut der Briefe enorm zu. Als Reaktion darauf wurde die Führung der Posteingangs- und Postausgangsbücher auf die "wichtigen" Dokumente reduziert oder gänzlich eingestellt.

Mit der Privatisierung der Post zerfiel auch die "Zuverlässigkeit" der beamteten Postdienstleistungen. Subunternehmer wie z.B. Taxifahrer, sind seitdem an der Leerung der Briefkästen und anderen Stationen der Briefzustellkette beteiligt.


Derzeitige Situation
Die Prozesse der schriftlichen Informationslogistik haben nach wie vor als Grundlage Work-Flows, die aus der oben beschriebenen Zeit stammen. Damit sind die Prozesse nicht revisionssicher und die prüfbare Compliance der Unternehmen reduziert sich auf das IT System. Revisionssicherheit und Compliance hören mit der Übernahme der Spooldateien durch den Drucker auf.

Die Postdienstleistungen können heute mit bestehender digitaler Frankiertechnik revisionssicher gemacht werden. Derzeit werden allerdings derartige Systeme zur Optimierung der Geschäftsprozesse des Postdienstleisters genutzt, dem Kunden wird diese Technik zur Herstellung einer revisionssicheren Postversendung nicht angeboten. Umgekehrt werden a
uf Seiten der Briefversender, bei denen die Zustellgeschwindigkeit und der Preis im Vordergrund der Überlegungen stehen, revisionssichere Postdienstleistungen nicht nachgefragt. Ob sich dies angesichts der Compliance-Frage ändern wird, ist derzeit nicht vorhersehbar.


Randbemerkung
Da die Informationslogistiker ihr Know-how praktisch erwarben, ist dieses Wissen nicht dokumentiert, kann somit auch nicht kommuniziert werden und dringt nicht bis in die Vorstandsetagen durch. Das verschafft den Poststellen eine Randstellung im Unternehmen. Ihnen droht mit der kommenden Entwicklung der Dokumenten-Managemen-Systeme die Verflüchtigung zur Bedeutungslosigkeit zwischen IT und Facility- Management.

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